Jiří Filip Kaubandussõnum: Praegune väikeettevõtete juhtimissüsteemide pakkumine turul on tõesti lai. Samal ajal on õige tarkvara valimine tõesti oluline otsus. Lõppude lõpuks ei taha te mõne nädala jooksul avastada, et tegite sobimatu valiku, lülituda teisele rakendusele ja koolitada kogu meeskonda algusest peale. Niisiis, kuidas liikuda rahvarohkel turul ja valida tarkvara, mis kasvab koos teiega, pidades samal ajal kaasas uusimate trendidega?
Vaadake meie näpunäiteid selle kohta, kuidas valida oma ettevõtte jaoks parim süsteem ja millistele nõuetele peaks teabetarkvara vastama.
Miks kasutada väikeettevõtte juhtimissüsteemi?
Põhjuseid, miks ettevõte peaks kasutama ettevõttetarkvara, on palju. Mitte ainult suurettevõtted, kus on enesestmõistetav säilitada kogu ettevõte ja kõik meeskonnad. Aga ka väikeettevõtetele, kus selline ärijuhtimise tööriist võib olla võimas tööriist ettevõtte protsesside täiustamisel. See toob kaasa ettevõtte konkurentsivõime ja edukuse kasvu pikemas perspektiivis.
Võib-olla olete olukorras, kus teie ettevõttes on juba kasutusel mingid tööriistad... üks arveldamiseks, teine suhtlemiseks, rahavoogu haldate Excelis, teises Excelis on teil klientide nimekiri, kalender, väljavõtted ja ülejäänu paberil . Kui see lahendus tundub teile veidi kaootiline, siis otsige terviklikum süsteem, mis kataks suurema osa teie ärijuhtimisvajadustest ühes kohas.
Peamised põhjused, miks isegi väikeettevõtted peaksid ettevõtte juhtimissüsteemi juurutama:
- Tõhususe ja tootlikkuse parandamine: Tõhus ettevõtte infosüsteem võimaldab protsesside automatiseerimist, vigade vähendamist andmete käsitsi sisestamisel või kopeerimisel ning olulist aja kokkuhoidu. See suurendab töötajate tõhusust ja tootlikkust ning suurendab ettevõtte tulemuslikkust.
- Parem ajahaldus: Ärijuhtimissüsteem muudab aja, ülesannete ja projektide planeerimise ja organiseerimise lihtsamaks, võimaldades töötajatel rohkem keskenduda oma tööle ja vähendada stressi.
- Tõhusam teabe jagamine ja haldamine: Juhtimisinfosüsteem aitab hallata andmeid ja infot ning võimaldab andmetele paremat ligipääsu ja jagamist erinevate osakondade ja töötajate vahel. See parandab töötajate vahelist koostööd, lisaks on teil kõik olulised dokumendid ühes kohas ja see tähendab, et teil pole enam vaja meeletut paberite otsimist.
- Täpsem ja kiirem otsustamine: Ettevõtte juhtimissüsteem annab reaalajas infot ettevõtte projektide ja tegevuste seisu kohta, võimaldades kiiremat ja teadlikumat otsustamist.
- Kulude vähendamine:Väikeettevõtete infosüsteem võimaldab paremini planeerida ja kontrollida tulusid ja kulusid ning aitab välja selgitada valdkonnad, kus on võimalik kulusid vähendada.
Milliseid funktsioone ettevõtte juhtimissüsteemis otsida?
Automatiseerimine
Ärijuhtimissüsteem peaks võimaldama korduvate protsesside või lihtsate tegevuste automatiseerimist, et minimeerida vigu ja ajaraiskamist korduvatele ülesannetele. Automaatika saab hõlmavad näiteks korduvaid arveid, maksete meeldetuletusi, automaatset meili saatmist, aruannete genereerimist või mallide põhjal ülesannete või projektide loomine. Nii saab vähendada töötajate koormust, vähendada vigu ja parandada töö efektiivsust.
Andmete pilvesalvestus
Pilveandmete salvestamise kasutamine võimaldab ettevõttesiseselt lihtsamalt ja turvalisemalt jagada andmeid, kõik on selgelt ühes kohas. Samuti võimaldab see ligipääsu andmetele igast kohast ja igal ajal, mis tõstab töö efektiivsust ja võimaldab kiiret infovahetust. Pilveandmete salvestamist hindavad ka kõik ettevõtted, kus meeskonnaliikmed töötavad näiteks kodukontorist.
Ülesannete haldamine
Ärijuhtimise tarkvara peaks võimaldama ülesannete ja nende tähtaegade hõlpsat jälgimist ja haldamist. See võib hõlmata näiteks ülesannete ajastamist ja määramist, ülesannete täitmise oleku jälgimist ja ootel olevate ülesannete meeldetuletamist. Tänu sellele saavad meeskonnaliikmed jaotada tööd tõhusamalt, jälgida oma töökoormust ja täita kõik määratud ülesanded õigeaegselt.
Projekti juht
Ettevõtte juhtimissüsteem peaks võimaldama tõhusat projektijuhtimist, sh planeerimist, koordineerimist ja projekti edenemise jälgimist. See hõlmab näiteks eelarve planeerimist, projektide efektiivsust ja tasuvust. Selline süsteem võimaldab ettevõttel oma projekte paremini juhtida ning saavutada paremaid tulemusi ja kasumit.
Ideaalis peaks valitud tööriist pakkuma mitut võimalust projektide graafiliseks esitamiseks, näiteks Kanbani tahvlid, Gantti diagrammid või tabeliülevaated projektide, eelarvete, ülesannete määramise, oleku ja edenemise selgeks visualiseerimiseks.
CRM
Äritarkvara peaks sisaldama ka kliendisuhete halduse (CRM) tööriistu. See võimaldab ettevõttel klientidega tõhusamalt suhelda ja nende nõudmisi paremini hallata.
Kui süsteem võimaldab teil ühtlustada CRM-i muude protsessidega, nagu projektijuhtimine, arveldamine, lepingute haldamine või rahavoogude planeerimine, ühe ärijuhtimisplatvormi raames, näete oma kliente 360° vaatenurgast.
Töötajate töökoormuse juhtimine
Töötajate töökoormuse juhtimise funktsioon aitab teil tõhusamalt jaotada tööd üksikute meeskonnaliikmete vahel ja seeläbi saavutada nende optimaalne töökoormus. Ettevõtte infosüsteem peaks võimaldama planeerida aega ja ülesandeid nii, et need jaguneksid õiglaselt ning töötajad oleksid piisavalt koormatud vastavalt nende võimetele ja töötulemustele. Samal ajal peaks see olema süsteem suudab koormust jälgida ning vajadusel pakkuda sobivat lahendust, näiteks ülesandeid ümber jaotades või antud meeskonnas töötajate arvu suurendades. See võimaldab tõsta tootlikkust ja töötajate rahulolu, mis aitab kaasa ettevõtte pikaajalisele edule.
Näpunäiteid väikeettevõtete jaoks parima tarkvara valimiseks
Väikeettevõtte tarkvara valimisel on oluline teha kindlaks oma vajadused ja arvestada eelarvega.
Arvesta ka tarkvara juurutamise ja kasutamise lihtsusega, teiste süsteemide ja tarkvaraga integreerimise võimalusega, mobiilirakendusega ning funktsioonide keerukusega.
1. Tehke kindlaks oma vajadused:
Enne õige tarkvara otsimist mõelge läbi, milliseid funktsioone ja funktsioone vajate oma ettevõtte haldamiseks.
Pidage meeles, et mõni tarkvara pakub teatud tööstusharude jaoks spetsiaalseid funktsioone, samas kui teised on universaalsed ja neid saab kohandada erinevate tööstusharude vajadustega.
2. Tarkvara installimise ja kasutamise lihtsus:
Mõelge, kui kiiresti saate oma ettevõttes uut tarkvara juurutada ja kui lihtne on seda kasutada.
Intuitiivse liidese ja lihtsa seadistamisega tarkvara leidmine võib säästa aega ja minimeerida töötajate koolitust. Ideaalis on tarkvaras saadaval veebipõhised õpetused ja koolitusvideod, mis aitavad koolitusel või pakub konsultatsioone, kus saate konsulteerida süsteemi juurutamise kohta oma ettevõttes.
3. Finantsjuhtimise funktsionaalsusega lahendused:
Finantshaldusfunktsiooniga täiustatud tarkvaralahendus võib aidata väikeettevõtetel finantstehinguid jälgida ja hallata. See annab ülevaate tuludest ja kuludest praegusel ajal ja lähitulevikus või eelarvete täitmisest. Saate ennustada lähikuude rahavoogude arengut, projektide tasuvust ja nõrku kohti, kus ettevõttes raha asjatult lekib.
4. Võimalus integreerida teiste süsteemide ja tarkvaraga:
Mõelge, millist muud tarkvara te kasutate ja kas uus tarkvara on ühilduv ja hõlpsasti integreeritav teiste süsteemidega. Ligipääsetav programmeeritav liides (API) on seega võtmetähtsusega. Make on ka populaarne integratsiooniplatvorm, mis võimaldab täiustatud integreerimist ja automatiseerimist.
Andmete importimise ja ekspordi funktsioonidega tarkvara otsimine võib teie töö lihtsamaks teha ja käsitsi andmete sisestamist minimeerida.
5. Kaaluge oma eelarvet:
Tarkvara valimisel arvesta oma eelarvega ja püüa leida Sinu vajadustele vastav ja Sinu ettevõttele jõukohane lahendus.
Olge hinnapakkumiste võrdlemisel ettevaatlik ja kaaluge, kas lisafunktsioonid on kõrgemat hinda väärt. Tasuta prooviversioon peaks olema iseenesestmõistetav.
6. Mobiilirakendus sisaldab:
Ärijuhtimissüsteemi mobiilse versiooni olemasolu võimaldab teil ja teie töötajatel olla liikvel olles ühenduses ja reageerimisvõimeline, olenemata praegusest asukohast ja seadmetest. See on eriti oluline hübriid- ja kaugmeeskondade ning tegevuste haldamisel.
Pidage meeles, et mobiilirakendus peaks olema hõlpsasti kasutatav ja saadaval erinevates operatsioonisüsteemides.
7. Põhjalikud aruandlusfunktsioonid:
Terviklike aruandlusfunktsioonidega tarkvaralahendus võib aidata väikeettevõtetel jälgida ja analüüsida teie äritegevust, jälgida teie tegevuste, projektide ja kampaaniate efektiivsust, et saaksite tekkivatele olukordadele paindlikult reageerida.
Ideaalis teie ettevõtte tarkvara annab väärtuslikku teavet teie finantstulemuste kohta, projektide ja ülesannete edenemine, töötajate suutlikkus ja rakendusaste ning palju muud. Lisaks võimaldab täiustatud lahendus luua oma graafilisi aruandeid ning seada erinevaid kriteeriume andmete koondamiseks ja sortimiseks.
8. Komponentide sidefunktsioon:
Suhtlusfunktsioonidega tarkvara (nt vestlustööriistad või failide jagamine) otsimine võib aidata ettevõtetel sisemist suhtlust tõhusalt hallata.
Samuti võib meeskonna koostöö hõlbustamiseks abiks olla tarkvara otsimine, mida saab integreerida muude suhtlusvahenditega, näiteks videokõnedega.
Kas juba valitud?
Väikeettevõtete omanikena on meil palju tegemist ja sageli pole lihtne kõike kokku tõmmata. Õige tarkvaralahendus teie ettevõtte haldamiseks võib anda teile konkurentide ees suure eelise. Saad ootamatult ülevaate - tellimustest ja ülesannetest ning nende tähtaegadest, klientidest ja nendega suhtlemisest, rahavoogudest ja üksikute meeskonnaliikmete töökoormusest. Säästate palju aega, mis kulub madala lisandväärtusega korduvatele ülesannetele. Selle asemel saate suunata oma energia innovatsioonile ja lahendustele, mis viivad teie äri edasi.
Autor: Caflou – Kõik ühes juhtimissüsteem väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele
Caflou aitab teil tõhusalt juhtida kogu ettevõtet ja selle rahaasju. See võimaldab teil jälgida rahavoogusid ja ennustada selle edasist arengut. Vabanete rutiinsest tööst, vähendate veamäära, parandate meeskonnatööd ja suurendate ettevõtte tulemuslikkust. Kõik ühes kohas. Igal pool ja soodsa hinnaga.
